يعد Google Forms أحد التطبيقات التي تقدمها شركة جوجل، ويهدف إلى تسهيل جمع المعلومات والاستبيانات إلكترونيًا. وفي السنوات الخمس الماضية، أصبحت هذه النماذج أداة شائعة تستخدم في مجالات متعددة، مثل التعليم وإدارة الموارد البشرية وإجراء المسوحات. تكمن قوة هذه الأداة في بساطتها. وسهولة استخدامه، والتي تتيح لأي شخص، بغض النظر عن خبرته التقنية، إنشاء استبيانات فعالة. سنستعرض في هذا المقال كيفية إعداد نماذج جوجل وخصائصها ومميزاتها المختلفة وكيفية استخدامها بشكل مثالي.
كيفية إنشاء نماذج جوجل باستخدام مستندات جوجل
تتيح نماذج Google لمستخدميها إنشاء استبيانات أو نماذج بسرعة وسهولة. هذه الميزة تجعل تطبيق Google Forms مثاليًا لجمع البيانات سواء لأغراض التوظيف أو التعليم أو حتى لإجراء الاستطلاعات. تتضمن خطوات إنشاء نموذج Google ما يلي:
- انتقل إلى صفحة جوجل درايف الخاصة بك.
- اختر الزر جديد في الصفحة.
- انقر على (المزيد) من الخيارات للكشف عن المزيد من الخيارات.
- اختر نماذج جوجل من القائمة المنسدلة، مما يفتح صفحة جديدة لتطوير النموذج.
- قم بتغيير اسم النموذج، والذي يكون بدون اسم بشكل افتراضي، وذلك من خلال النقر على عنوان النموذج وإعادة تسميته كما يحلو لك.
- قم بتعديل إعدادات النموذج باستخدام الأيقونة الموجودة بجانب خيار الإرسال.
- تحديد عدد الاستجابات المسموح بها لكل مستخدم.
- قم بترتيب الأسئلة بشكل عشوائي إذا لزم الأمر.
- أظهر شريط التقدم في الأسفل أثناء الاستطلاع.
- تحديد مدى إمكانية تعديل الإجابات بعد الإرسال.
- شرط إلزامي لإدخال البريد الإلكتروني للمستخدم.
- تحديد ما إذا كان النموذج مخصصًا لاختبار معين أم لا.
بعد تنفيذ هذه الخطوات من الضروري كتابة وصف مناسب يوضح الغرض من النموذج. يمكن إضافة الأسئلة بمجرد تجهيز النموذج، حيث يوفر التطبيق أنواع مختلفة من الأسئلة، ولكن السؤال الافتراضي هو نوع الاختيار من متعدد. يمكن أيضًا تغيير تنسيق النموذج من خلال ميزة تغيير السمة (تغيير السمة) لتناسب موضوع الاستطلاع. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك تطبيق Google تحديد وجهة لتخزين الردود، سواء في جدول بيانات جديد أو جدول موجود.
مشاركة نماذج جوجل
بعد قيامك بإعداد النموذج، تتطلب الخطوة التالية مشاركة هذا النموذج مع الآخرين بسهولة. هناك عدة طرق للقيام بذلك، بما في ذلك
- مشاركة النموذج من خلال الرابط الذي تم إنشاؤه بعد الضغط على زر الإرسال.
- حدد المزيد من الإجراءات للحصول على رابط تمت تعبئته مسبقًا والذي يتطلب بعض البيانات لإكماله.
- إرسال النموذج عبر البريد الإلكتروني مباشرة.
تسمح لك هذه الخيارات بمشاركة الاستطلاعات بسهولة مع مجموعة واسعة من المستجيبين، مما يعزز القدرة على جمع البيانات بسرعة وفعالية.
ميزات إضافية في نماذج جوجل
تتمتع نماذج Google بميزات إضافية تساعد في تعزيز فعالية وجوانب استخدامها، ومن بين هذه الميزات
- خاصية “FORM LIMITER” والتي تتيح تحديد عدد محدد من الردود أو حتى تحديد موعد لاستكمال النموذج.
- إشعارات البريد الإلكتروني (إشعارات البريد الإلكتروني للنماذج) التي تنبهك عند تلقي ردود جديدة.
- ميزة “الملخص المتقدم” التي توفر لك ملخصًا رسوميًا للإجابات مع بيانات حول وقت تقديم الإجابة.
تعمل هذه الميزات على تسهيل العديد من المهام وتزودك بتحليل مفيد للبيانات التي تجمعها.
استخدامات نماذج جوجل
تعد نماذج Google متعددة الاستخدامات، حيث يمكن استخدامها في العديد من المجالات، مثل
- جمع المعلومات حول اجتماعات أو مؤتمرات محددة.
- توفير البيانات الحيوية للترقي في الوظائف أو الدورات التدريبية.
- جمع التعليقات من الحضور للمساعدة في تحسين الأحداث المستقبلية.
- تسهيل التواصل بين الشركات والعملاء.
- إنشاء اختبارات للمجالات التعليمية المختلفة.
توضح هذه الاستخدامات كيف يمكن أن تكون نماذج Google أداة قوية لجمع المعلومات وتحليلها.
مميزات نماذج جوجل
تتمتع نماذج Google بالعديد من الميزات، بما في ذلك:
- إمكانية إضافة عناصر متعددة مثل الصور ومقاطع الفيديو.
- ميزة المعاينة لمعرفة كيف سيظهر النموذج للمستخدمين.
- إمكانية تنظيم النموذج إلى أقسام وتحديد طرق التنقل بينها مما يتيح تجربة مستخدم سلسة.
وتعزز هذه الميزات قدرة المستخدم على تصميم نماذج جذابة وفعالة.
كيفية إنشاء استبيان إلكتروني بطريقة بسيطة
قبل البدء في إنشاء استطلاع، هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها
- تحديد البيانات التي يجب جمعها وكيفية استخدامها بعد ذلك.
- تجنب الأسئلة المعقدة وتأكد من أنها سهلة الفهم.
- – تقليل عدد الأسئلة بحيث تكون مناسبة، ولا تزيد عن خمسة عشر سؤالاً.
- التأكد من وضوح ووضوح السؤال المركزي في الاستبيان.
- اختر أسئلة بسيطة، مثل الاختيار من متعدد أو الإجابات بنعم أو لا.
- تجنب الأسئلة الطويلة حتى لا تضجر المستخدمين.
اتباع هذه الخطوات يساهم في تحقيق نتائج أفضل وأكثر فعالية. خلاصة القول، توفر لنا Google Forms أداة قوية وسهلة الاستخدام لجمع المعلومات وتحليلها بطريقة فعالة تعتمد على التقنيات الحديثة التي تساهم في تسهيل العديد من العمليات البحثية والإدارية.